Comment envoyer feuillets et relevés par courriel à leurs destinataires

La version Enterprise d’eForms vous permet d’envoyer par courriel des feuillets et relevés à leurs destinataires, sous forme de fichiers PDF protégés par mot de passe. Notez qu’en vertu de la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels le consentement explicite des destinataires est requis avant de leur transmettre leurs feuillets et relevés par courriel. Les fichiers PDF doivent également être protégés par mot de passe afin d’empêcher toute utilisation non autorisée des renseignements personnels qu’ils contiennent.

Voici comment faire :

1. Les feuillets et relevés destinés à l’envoi par courriel doivent d’abord être créés sous forme de fichiers PDF ; au besoin, visionnez cette courte vidéo (en anglais seulement) pour revoir la marche à suivre : Comment créer un fichier PDF pour chaque feuillet ou relevé.
2. Dans le menu Rapport, cliquez sur ENVOYER LES FEUILLETS PAR COURRIEL
3. Sélectionnez les entreprises que vise l’envoi par courriel.
4. Sélectionnez le type de feuillet ou relevé à envoyer ; vous ne pouvez envoyer qu’un seul type de feuillet ou de relevé à la fois.
5. Sélectionnez les destinataires des feuillets qui seront envoyés par courriel
6. Indiquez l’objet du courriel, saisissez le message et sélectionnez la 2e pièce jointe (s’il y a lieu) ; le message peut être formaté comme vous le souhaitez avec l’éditeur HTML intégré. Cliquez sur « Sauvegarder les options » pour enregistrer les réglages.
7. Cliquez sur « Configurer SMTP » pour entrer dans la boîte de dialogue du même nom. Ces réglages sont nécessaires pour permettre l’envoi des courriels et contrôler le rythme d’envoi ; vous voudrez peut-être consulter votre service de TI ou votre expert informatique interne pour obtenir de l’aide
   1. Cliquez sur « Essayer les paramètres » pour envoyer un message de test à une adresse déterminée ;
   2. Cliquez sur « Sauvegarder les paramètres » dans la section « Configurer SMTP » pour enregistrer les paramètres SMTP ;
   3. Cliquez sur « Enregistrer les paramètres » dans la section « Rythme d’envoi des courriels » pour enregistrer ces paramètres.
8. Une fois vos réglages terminés, cliquez sur « Envoyer un e-mail test » pour envoyer un courriel test à l’adresse de réponse saisie dans la boîte de dialogue « Configurer SMTP ».
9. Si tout est en ordre, cliquez sur « Envoyer » pour envoyer les courriels.

Et voilà!

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